Полный чек-лист: 20 вопросов банкетному менеджеру перед арендой зала

Перед подписанием договора на аренду банкетного зала необходимо задать менеджеру ключевые вопросы по четырем направлениям. 1. Финансы: размер сервисного и пробкового сбора, стоимость продления. 2. Меню: возможность дегустации, приноса своего алкоголя и торта. 3. Техника и логистика: ограничения по шуму, мощность электричества, наличие парковки. 4. Организация: время на монтаж/демонтаж декора, кто несет ответственность за клининг и будет ли менеджер присутствовать на самом мероприятии.

Введение Вы нашли красивый зал, дата свободна, а цена кажется приемлемой? Не спешите переводить задаток! Успех любого мероприятия кроется в деталях. Мы подготовили профессиональный чек-лист вопросов, которые выведут любого банкетного менеджера на чистую воду и защитят ваш бюджет.

Блок 1. Бюджет и скрытые платежи

1. Каков минимальный бюджет закрытия зала (депозит) на нашу дату?

2. Какой процент составляет сервисный сбор (чаевые официантам)? Включен ли он в депозит?

3. Есть ли пробковый сбор на свой алкоголь? Как он рассчитывается (за бутылку или за гостя)?

4. Сколько стоит продление аренды зала на 1 час после завершения банкета?

5. Каковы точные условия и сроки возврата аванса в случае отмены или переноса мероприятия?

Блок 2. Меню, напитки и обслуживание

6. Можно ли привезти свои безалкогольные напитки, фрукты, икру или мясные деликатесы? Есть ли за это доплата?

7. Предоставляете ли вы контейнеры для упаковки оставшейся еды после банкета, платная ли это услуга?

8. Проводите ли вы предварительную дегустацию банкетного меню? Это платно?

9. Есть ли у вас детское меню и меню для гостей с пищевыми аллергиями/вегетарианцев?

10. Сколько официантов будет обслуживать наше мероприятие (норма: 1 официант на 10-15 гостей)?

Блок 3. Техническое оснащение и логистика

11. Включено ли использование светового и звукового оборудования, экранов/плазм в стоимость аренды?

12. Каковы лимиты на мощность электросети? (Важно, если у вас выступает кавер-группа с тяжелым оборудованием).

13. Есть ли ограничения по уровню шума на площадке и до какого времени можно громко включать музыку?

14. Как работает система кондиционирования и приточно-вытяжная вентиляция (особенно важно для подвальных лофтов)?

15. Сколько парковочных мест выделяется для гостей нашего мероприятия?

Блок 4. Организация и тайминг

16. За сколько часов до начала банкета декораторы и диджей могут приехать на монтаж? Оплачивается ли это время отдельно?

17. Будут ли в этот день на других этажах/в соседних залах проходить другие мероприятия? Не пересекутся ли гости?

18. Кто занимается финальной уборкой (клинингом) после мероприятия? Нужно ли платить за вывоз крупного мусора от декора?

19. Есть ли ограничения по декору (разрешены ли свечи, тяжелый дым, конфетти, бенгальские огни)?

20. Будет ли банкетный менеджер, с которым мы обсуждаем детали, присутствовать на площадке от начала до конца нашего праздника?

Сложно держать всё под контролем? Избавьте себя от рутины переговоров. Команда OBanket знает все ответы на эти вопросы для большинства площадок Москвы.

Доверьте подбор нам: Просто опишите ваше идеальное мероприятие, и мы пришлем шорт-лист залов с кристально чистыми условиями договора, где не бывает неприятных сюрпризов